Quadro Kanban: Um ferramenta inovadora para otimização de processos

Impulsionando sua eficiência com o Quadro Kanban: Guia Completo

O Quadro Kanban é uma estratégia eficaz usada no gerenciamento de projetos, especialmente em meio a empresas que buscam maior agilidade e entrega mais rápida dos seus serviços e produtos. Este método vem ganhando terreno nas áreas de tecnologia e inovação, e com muito certo motivo. Entenda o que é Quadro Kanban e como ele pode otimizar seus processos a seguir.

Quanto ao nome: Kanban é originário do idioma japonês e significa “pasta de papel” ou “cartão”, referindo-se ao método de planejamento e organização de trabalho. O termo foi criado em meados da década de 1940 pelo engenheiro Taiichi Ohno, o pioneiro no desenvolvimento do sistema de produção lean que ficou conhecido como “kanban”.

Quadro Kanban, na verdade, é uma representação visual dos principais elementos envolvidos em um processo qualquer. É comum a organização dos trabalhos de acordo com seus respectivos status – de forma que os funcionários possam ver o que está a ser executado, o que foi concluído e até mesmo os itens que estão pendentes. Essa abordagem colaborativa fomenta uma comunicação clara e sem interrupções entre os membros da equipe.

Vamos dar uma olhada no funcionamento de um Quadro Kanban e como ele pode ajudar sua empresa a atingir resultados de excelência.

1. O quadro deve começar com as tarefas em aberto, ou seja, os projetos ou entregáveis que ainda estão sendo elaborados e estão em fase pré-definida. Depois disso, ele deve seguir o fluxo de trabalho, até chegar ao status final, indicando conclusão. Nesse sentido, são criadas colunas para cada um desses pontos da produção.

2. As cartelas dos Kanban representam as tarefas ou itens em particular e podem ser moveis de uma coluna para a outra à medida que o trabalho é concluído e avança para fases posteriores. Nesta etapa, os membros da equipe costumam anotar um pouco sobre cada tarefa e seus prazo estimados, dando ainda mais rigor para o controle de fluxo.

3. Você pode adicionar ainda mais informações como responsáveis pela execução, datas previstas de entrega ou prioridades do projeto/serviço. Dessa forma, é possível que os colaboradores vislumem toda a importância do trabalho em mãos e avaliem o escopo da operação.

4. A visualização e o compartilhamento de tarefas e progresso também são impulsionados pela estrutura Kanban, promovendo o engajamento ativo de todos os membros do time, mesmo que não estejam diretamente envolvidos em um certo trabalho. Dessa maneira, é possível rastrear e identificar quais projetos estão sendo finalizados com maior velocidade e quais requerem ajustes na organização interna ou nos deadlines atribuídos.

5. Os Quadros Kanban também podem incorporar ferramentas digitais, como software de gerenciamento de projetos que facilitam o controle de processos e prover estimativas realistas para conclusão dos itens em andamento. Com o auxílio desses programas, os responsáveis por executar as tarefas podem cadastrar suas atividades, atribuir responsabilidades, estabelecer deadlines e monitorem seus progressos ao longo do tempo.

Quadro Kanban como uma solução para otimizar o seu processo de desenvolvimento

A implementação do Kanban permite que você controle os projetos com mais eficácia, monitorando a movimentação de cada um e verificando qual a razão para os atrasos, quando há. Isso possibilita que os envolvidos no projeto possam identificar áreas com risco e se envolverem de forma direcionada no aprimoramento do resultado.

A estratégia também fomenta o engajamento dos times internos na identificação e resolução de problemas que prejudicariam a entrega prevista dos itens em aberto ou em execução. Em outras palavras, o Kanban pode ser uma ferramenta proativa no gerenciamento de projetos.

No final do dia, como o Quadro Kanban pode ser facilmente adaptado e ajustado às necessidades e realidades específicas de suas empresas? A abordagem está pronta para mudanças e pode evoluir ao longo do tempo de acordo com as prioridades e o crescimento do negócio. Se sua empresa está em busca de maior agilidade, otimização no trabalho e entrega mais rápida dos serviços prestados ou produtos comercializados, não há motivo para escolher o Quadro Kanban como estratégia de gerenciamento.

Neste processo, a visualização colaborativa pode ser vista como uma mera consequência do uso dos cartões Kanban. Entretanto, ela traz incontáveis benefícios ao projeto, às empresas e mesmo às pessoas envolvidas no desenvolvimento de cada item do quadro em si.

Primeiramente, um kanban ajuda o time a identificar possíveis ineficiências na forma como atendem as expectativas dos clientes. Nesse sentido, quando as tarefas são divididas de acordo com seu estado de avanço (a ser realizada; em andamento; pendente ou finalizada), o quadro Kanban proporciona uma compreensão clara de como cada item está sendo tratado e qual a real situação das entregas previstas.

E, dessa forma, facilita o trabalho de retroalimentação entre todos os membros da equipe – que são capazes de notar a inércia ou as interrupções na execução do trabalho –, promovendo mudanças rápidas e ágil na maneira como o projeto é abordado. Neste aspecto, ela facilita também a capacidade dos envolvidos no desenvolvimento de compreender em que ponto está seu trabalho em relação a outros.

Como fala-se hoje, a “tradição Kanban” não mais existe, o que torna as regras do método mais fluidas e adaptáveis às necessidades de cada empresa. Hoje em dia, são muitas as opções em termos de abordagem no desenvolvimento: alguns projeto seguem ciclos iterativos, enquanto outros optam por fases mais rigorosas de entendimento e controle; algumas se baseiam na velocidade de entrega, com ênfase em obter o resultado; e outras preferem otimização do processo, com o intuito de aumentar a satisfação dos clientes.

Diante das diversas necessidades e prioridades em cada projeto e empresa, é crucial entender que a eficácia da metodologia Kanban reside na sua capacidade de se ajustar e ser adaptada conforme a realidade do trabalho desenvolvido – sendo a principal característica para o sucesso da estratégia.

Todo o processo que compõe um projeto é dividido em várias tarefas menores que, quando completadas, levam ao objetivo final: entregar um produto com qualidade que satisfaça os requisitos do cliente.

Nesse contexto, é de suma importância contar com um método que permita acompanhar todos esses trabalhos até seu fim e que permita realizar o seguimento e monitoreamento adequados no processo de execução de cada item.

Ao buscar otimização no trabalho, as empresas buscam alavancar suas estratégias, ampliar o potencial de cada membro do time, facilitar a comunicação interna e aumentar os indicadores eficáceis que possibilitam melhor atendimento aos consumidores.

Quadro Kanban: um exemplo prático

Para compreender como funciona o Quadro Kanban e por que ele pode se tornar uma ferramenta útil no gerenciamento do trabalho, analisemos um caso real: uma empresa de desenvolvimento de software está finalizando projeto de um sistema integrado para cadastrar e rastrear pacientes internados em hospitais.

Nesse contexto, é crucial ter uma visão de todo o processo de implementação – desde a elaboração das necessidades do cliente até a entrega final do produto –, mas também da forma como cada um dos envolvidos está trabalhando no que diz respeito ao desenvolvimento e testes do software.

Para dar mais realismo para este cenário, suponhamos que esse projeto contém uma série de itens menores, responsáveis por vários componentes importantes que formarão a estrutura final do sistema – seja em termos de front-end (interface visual do software), back-end (toda a funcionalidade para armazenamento de dados) ou interface com o usuário final (módulos de relatórios e painéis de controle).

No primeiro passo, você criará um quadro Kanban separado por tarefas menores que estão sendo executadas – como elaboração do projeto; escrita de código; desenvolvimento da interface com o usuário; teste interno; atualização dos painéis e etc. A seguir, as etapas são inseridas em suas respectivas colunas, onde cada membro do time pode inserir um cartão com o item e responsável pela tarefa; prazos previados; prazo real; o progresso da atividade até a conclusão; e seja.

Para garantir que esse método funcione na prática, é preciso que você tenha um time comprometido com entregas a tempo, um líder com liderança em pé de igualdade (com conhecimento das técnicas e tendo como objetivo o sucesso do projeto) e uma comunicação clara.

Com esses princípios, é possível identificar a qualidade de cada item sendo desenvolvido ao longo do tempo – com o intuito de perceber os riscos potenciais que poderiam prejudicar a datação do projeto, bem como verificar a progressão geral dos trabalhos em andamento e os aspectos positivos que poderiam se tornar práticas da empresa no futuro.

Em conclusão

De acordo com um estudo publicado pelo IDC, o uso do kanban aumentou em cerca de 280% desde o início de 2015 – sendo que hoje ele representa mais de US$ 4 bilhões. Esse crescimento está relacionado principalmente ao desejo dos responsáveis por projeto e desenvolvimento de entregar os trabalhos de maneira mais rápida, ágil e, por conseguinte, com melhor atendimento aos consumidores.

Nesse contexto, é importante que a gestão identifique e implemente metodologias e práticas que facilitem o controle de seus processos internos – como é o caso do Quadro Kanban – permitindo o ajuste conforme as necessidades das empresas mudarem ao longo do tempo. É um método com muito poder para entrega mais rápida de trabalhos e, principalmente, que traz diversos benefícios internos: aumento da motivação, facilita a comunicação e transparência de informações, melhora a qualidade dos serviços/produtos prestados ao cliente e permite maior foco na melhoria constante da empresa.


Descubra como o Quadro Kanban pode revolucionar a organização de seus projetos e torne-o mais eficaz, com dicas e conselhos práticos para implementá-lo.
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Kanban

Kanban é um método visual de gestão de fluxo de trabalho que utiliza quadros, colunas e cartões para organizar tarefas, limitar o trabalho em progresso e melhorar a produtividade de equipes e projetos.